ASSEMBLEE GENERALE

Les membres se réunissent en assemblée générale, laquelle est qualifiée d’extraordinaire lorsque ses décisions se rapportent à une question urgente et/ou déterminante ou en cas de dissolution, et d’ordinaire dans les autres cas. L’Assemblée générale se compose :
1) des membres actifs, convoqués selon la procédure décrite au Règlement intérieur, Ils ont droit de vote et sont éligibles aux organes de la FIFMA, Ils disposent d’une voix.

2) des membres admis provisoirement, invités comme observateurs à la séance qui statue sur leur candidature définitive.

3) des membres supporters, qui n’ont pas droit de vote.

4) des membres d’honneur, qui n’ont pas droit de vote,Le Comité exécutif peut inviter des personnes extérieurs, lesquelles n’ont pas droit de vote. Nul ne peut s’y faire représenter par un autre membre.

Les membres actifs suspendus ou excluent ne sont plus ni électeurs ni éligibles lors de la réunion prononçant leur suspension ou exclusion, et ne peuvent à fortiori pas prendre part au vote les concernant. Les membres actifs nouvellement admis disposent du droit de vote pour les points restants de l’ordre du jour. L’Assemblée générale ordinaire est réunie chaque année de préférence au cours du 1er trimestre de l’année civile, sur convocation écrite adressée par le Secrétaire général aux membres, aux jour, heure et lieux indiqués dans l’avis de convocation. La date, le lieu et l’heure sont fixés par le Comité exécutif. Ce dernier établit également l’ordre du jour provisoire, la liste des invités, le contenu de la lettre d’invitation, la liste des frais pris en charge par la FIFMA, les documents de séance à envoyer aux membres. Les convocations sont envoyées au moins 30 jours avant la réunion, par le soins du Secrétaire général. 10

La convocation contient :

1) le formulaire d’inscription à retourner au Secrétariat dans le délai fixé ;

2) la lettre d’invitation ;

3) le rappel qu’à défaut de quorum, une nouvelle assemblée a lieu 24 heures plus tard.

4) l’ordre du jour provisoire ;

5) le procès-verbal de la dernière réunion (tel qu’approuvé par les 2 membres désignés à cet effet ou pour approbation) ;

6) le rapport annuel de la FIFMA ;

7) les états financiers, le rapport d’audit et le budget ;

8) les propositions de résolutions proposées par le Comité exécutif et celles des membres après envoi au Secrétaire général ;

9) tout autre document pertinent. Les éventuels points à porter à l’ordre du jour à la demande des membres actifs et des membres admis provisoirement, ainsi que leurs propositions et requêtes, doivent être adressés au Secrétariat au moins 20 jours avant la tenue de la réunion. Les propositions et requêtes, rédigées de préférence en anglais ou en français, doivent présenter un bref exposé des motifs et sont formulées de manière à y apporter une réponse a f f i rm a t i v e o u n é g a t i v e . Si nécessaire, des documents complémentaires peuvent y être joints. Ces propositions et requêtes sont ajoutées par le Comité exécutif à l’ordre du jour provisoire, en même temps que ses propres propositions. Seuls les points figurant à l’ordre du jour définitif font l’objet des débats. En cas d’élection au Comité exécutif ou à l’une des Commissions, la lettre d’invitation mentionnera la procédure à suivre pour tout candidat, accompagnée d’un bref exposé des motifs et tous documents complémentaires utiles, à adresser au Secrétaire général au moins 20 jours avant la réunion. Les décisions prises par l’Assemblée générale entrent en vigueur immédiatement, sauf décision contraire prise l’Assemblée générale. Article 16 ‐ Vérification du procès‐verbal de l’Assemblée générale Dans les 30 jours de l’Assemblée générale, le Secrétaire général adresse le procès-verbal de la réunion aux deux membres désignés par ladite Assemblée dont la mission est d’en vérifier la conformité correcte et complète avec les débats et délibérations. Les deux membres vérificateurs doivent avoir une bonne connaissance de l’anglais écrit. Ils disposent de 30 jours pour remettre leur version éventuellement amendée au Secrétaire général. Ce dernier envoie le procès-verbal aux membres et invite les participants à l’Assemblée générale à l u i faire parvenir toute demande de modification dans les 14 jours. Si aucune demande de modification n’est faite dans le délai fixé, le procès-verbal est considéré comme approuvé. Si une demande de modification est faite ou si les deux membres désignés pour vérifier le procèsverbal n’en approuvent pas le contenu, le Comité exécutif analysera les demandes et les commentaires, puis soumettra le procès-verbal lors de la séance suivante de l’Assemblée générale pour approbation finale. 11 Article 17 ‐ Quorum à l’Assemblée générale Pour délibérer valablement, l’Assemblée générale doit être composée d’1/3 des membres actifs ayant droit de vote. Si ce quorum n’est pas atteint, l’Assemblée générale est à nouveau convoquée 24 heures plus tard, au même lieu et avec le même ordre du jour, sans qu’il soit besoin d’envoyer de nouvelles convocations, les membres ayant été parfaitement informés par l’avis de convocation. Lors de la seconde réunion, l’Assemblée générale délibère valablement quel que soit le nombre de membres actifs présents ayant droit de vote.

Pour les décisions suivantes :

1) Modifications apportés aux Statuts ;

2) Dissolution de la FIFMA. Si le quorum n’est pas rempli lors de la 1ère réunion, l’Assemblée est à nouveau convoquée avec le même ordre du jour, mais dans les 30 jours qui suivent. Lors de cette seconde réunion, elle délibère valablement quelque soit le nombre de membres actifs présents ayant droit de vote. Article 18 ‐ Votes et majorités à l’Assemblée générale Les procurations ne sont pas admises, ni les votes par correspondance, c’est-à-dire par voie postale. le Comité exécutif fixe les règles et conditions qui permettent le vote des résolutions, par voie électronique, internet ou à distance, celles-ci devant garantir le secret du scrutin en cas de besoin, et la sincérité des votes. Les délibérations de l’Assemblée générale sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés des membres présents (le plus grand nombre de voix), à main levée ou à bulletin secret, selon décision du Président de séance. Si un membre actif le demande, la délibération concernée peut être votée à bulletin secret. Les élections des candidats aux organes de la FIFMA sont décrites dans un article spécifique des présents Statuts. Article 19 – Rôle des Scrutateurs à l’Assemblée Générale Deux scrutateurs, non candidats aux élections lors de la réunion en cause et obligatoirement membres de la FIFMA, sont désignés pour les tâches suivantes : a) assister le Président de séance dans la réalisation et le déroulement des votes et des élections ;

b) confirmer que le quorum et le nombre de votes requis sont atteints pour qu’une décision valable puisse être prise ;

c) compter les votes et/ou les bulletins de vote ;

d) surveiller le bon déroulement de la procédure d’élection ;

e) contrôler la validité des votes et/ou des bulletins de vote, et prendre une décision en la matière ; 12

f) assister le secrétaire général dans la distribution des cartes et des bulletins de vote;

g) exécuter les autres tâches nécessaires au bon déroulement des procédures de vote et d’élection.

Article 20 ‐ Domaines de compétence de l’Assemblée Générale ordinaire L’assemblée générale ordinaire : 1) nomme des scrutateurs

; 2) désigne les deux membres chargés de vérifier le procès-verbal de la précédente réunion ;

3) approuve le procès-verbal de l’Assemblée générale précédente en cas de litige;

4) entend le rapport annuel de la FIFMA;

5) approuve les états financiers de l’exercice précédent, entend le rapport d’audit; approuve le budget pour l’exercice suivant;

6) prend position sur les requêtes et propositions préalablement formulées par un membre ou le Comité exécutif,

7) élit le Président, le Vice-président et les autres membres du Comité exécutif ;

8) fixe le droit d’admission et la cotisation des membres qui en sont redevables ainsi que toute autre contribution financière ;

9) agréé les membres et les membres d’honneur;

10) prononce l’exclusion d’un membre, la prolongation ou la levée des suspensions sur proposition du Comité exécutif.

11) adopte les modifications de Statuts de la FIFMA ;

12) approuve l’emblème et le logo de la FIFMA ;

13) désigne un expert-comptable et éventuellement un Commissaire aux comptes et son suppléant;

14) et de manière générale, délibère sur toutes les questions qui lui sont soumises par le Comité exécutif, après accord sur l’ordre du jour définitif ainsi que sur les questions dites « diverses ».

Article 21 ‐ Modification apportée aux Statuts de la FIFMA Toute proposition de modification des Statuts de la FIFMA doit être écrite, motivée sommairement par un membre actif ou par le Comité exécutif et transmise au Secrétaire général. Les propositions de modification sont adoptées par approbation des deux tiers des suffrages exprimés des membres actifs présents.

Article 22 ‐ Ordre du jour de l’Assemblée Générale ordinaire annuelle L’ordre du jour de l’Assemblée générale ordinaire annuelle inclut les points suivants, par ordre chronologique :

1) Message de bienvenue du Président;

2) Appel ;

3) Nomination des scrutateurs ;

4) Approbation de l’ordre du jour définitif ;

5) Désignation de deux membres pour vérifier le procès-verbal ;

6) Approbation du procès-verbal de l’Assemblée précédente, le cas échéant

7) Vote sur les questions de suspension d’un membre, le cas échéant ; 13

8) Décision sur l’exclusion d’un membre, le cas échéant ;

9) Présentation par le Président du rapport annuel de la FIFMA ;

10) Présentation par un membre du Comité exécutif, des états financiers de l’exercice précédent;

11) Présentation par un membre du Comité exécutif, du rapport d’audit;

12) Approbation des états financiers de l’exercice précédent ;

13) Présentation et approbation du budget pour l’exercice suivant, y compris du droit d’admission comme membre et de la cotisation de membre par un membre du Comité exécutif ;

14) Agrément de nouveaux membres, le cas échéant ;

15) Adoption de propositions de modifications aux Statuts, le cas échéant ;

16) Approbation des propositions soumises par les membres et/ou par le Comité exécutif ;

17) Nomination d’un expert-comptable et éventuellement d’un commissaire aux comptes et de son suppléant

18) Election du Président, du Vice-président et des membres du Comité exécutif, le cas échéant ;

19) Questions diverses. L’ordre du jour peut être modifié sur demande des 2/3 des membres actifs présents.

Article 23 ‐ Assemblée Générale extraordinaire L’Assemblée Générale extraordinaire est convoquée par le Comité exécutif. Il en fixe l’ordre du jour, le lieu, la date et l’heure. L’ordre du jour ne peut pas être modifié le jour de la réunion. Le Secrétariat convoque les membres, au moins 30 jours à l’avance en joignant l’ordre du jour et tous documents utiles aux débats. L’Assemblée Générale extraordinaire peut également être convoquée sur la demande du cinquième des membres ac t if s ay an t d r o it de v o te , adressée au Secrétaire général, lequel transmet au Comité exécutif. Cette demande doit spécifier les points et questions à inscrire à l’ordre du jour et contenir un bref exposé des motifs. Le Comité exécutif peut ajouter des points à cet ordre du jour. A défaut de réunion convoquée dans les 3 mois de la réception de cette demande, les membres demandeurs, peuvent convoquer eux-mêmes ladite Assemblée, en collaboration avec le Secrétaire général.